KI & Automatisierung 14.07.2026

KI-Schulungspflicht: Was Artikel 4 des AI Act von KMU verlangt

Wenn Ihre Mitarbeiter ChatGPT, Microsoft Copilot oder andere KI-Werkzeuge beruflich nutzen, gilt für Ihr Unternehmen die KI-Schulungspflicht nach Artikel 4 der EU-KI-Verordnung (AI Act) – und zwar bereits seit dem 2. Februar 2025. Viele Betriebe haben das noch nicht am Radar: Laut Statistik Austria setzten 2025 bereits 30 Prozent der österreichischen Unternehmen ab zehn Beschäftigten KI ein – 2024 waren es 20 Prozent, im Jahr davor rund 11. Die Nutzung wächst also rasant, die dazugehörige Pflicht kennen aber die wenigsten. Mit dem 2. August 2026 wird das Thema konkret: Ab diesem Datum beginnen die nationalen Marktüberwachungsbehörden mit der Durchsetzung der KI-Verordnung. In diesem Beitrag erklären wir sachlich, was Artikel 4 tatsächlich verlangt, wen die Pflicht trifft, wie Sie sie mit vertretbarem Aufwand umsetzen – und was bei Verstößen realistisch droht.

Was steht in Artikel 4 der KI-Verordnung?

Artikel 4 des AI Act (Verordnung (EU) 2024/1689) verpflichtet Anbieter und Betreiber von KI-Systemen, Maßnahmen zu ergreifen, um „nach besten Kräften“ sicherzustellen, dass ihr Personal über ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz verfügt. Das gilt auch für andere Personen, die im Auftrag des Unternehmens mit dem Betrieb und der Nutzung von KI-Systemen befasst sind – etwa freie Mitarbeiter.

Dabei sind laut Verordnung zu berücksichtigen:

die technischen Kenntnisse, Erfahrung sowie Ausbildung und Schulung der betreffenden Personen,
der Kontext, in dem die KI-Systeme eingesetzt werden,
die Personen oder Personengruppen, bei denen die KI-Systeme zum Einsatz kommen.

„KI-Kompetenz“ definiert die Verordnung in Artikel 3 als die Fähigkeiten, Kenntnisse und das Verständnis, die einen sachkundigen Einsatz von KI-Systemen ermöglichen – einschließlich des Bewusstseins für Chancen, Risiken und mögliche Schäden. Es geht also nicht um technische Tiefe, sondern darum, dass Mitarbeiter wissen, was die Werkzeuge können, wo sie Fehler machen und welche Daten sie ihnen anvertrauen dürfen.

Wen betrifft die KI-Schulungspflicht?

Die Pflicht trifft nicht nur KI-Entwickler. „Betreiber“ ist laut Verordnung jede Organisation und jede Einzelperson, die ein KI-System in eigener Verantwortung beruflich verwendet – ausgenommen ist nur die private Nutzung. Auch Ein-Personen-Unternehmen fallen also darunter. Damit fällt praktisch jedes Unternehmen darunter, in dem KI-Werkzeuge im Arbeitsalltag verwendet werden.

Wichtig: Die Schulungspflicht gilt unabhängig von der Risikoklasse des eingesetzten KI-Systems. Die EU-Kommission stellt in ihren offiziellen Fragen und Antworten zur KI-Kompetenz ausdrücklich klar: Auch ein Unternehmen, dessen Mitarbeiter ChatGPT lediglich für Werbetexte oder Übersetzungen nutzen, muss Artikel 4 erfüllen – die Mitarbeiter müssen etwa über das Risiko sogenannter Halluzinationen (frei erfundene, aber plausibel klingende Antworten) informiert sein. Der Umfang der Maßnahmen darf sich aber am Risiko orientieren: Eine Tischlerei, die mit ChatGPT Angebotstexte formuliert, braucht weniger Schulungstiefe als eine Arztpraxis, die KI im Umgang mit Gesundheitsdaten einsetzt – für solche sensiblen Fälle haben wir unsere Hinweise zur IT für Arztpraxen zusammengefasst.

Was heißt „ausreichende KI-Kompetenz“ in der Praxis?

Die gute Nachricht: Die EU-Kommission verlangt kein Zertifikat und keine vorgeschriebenen Schulungsformate. Es gibt ausdrücklich keine Einheitslösung – Unternehmen können Art und Umfang der Maßnahmen selbst festlegen, solange sie zu Rolle, Risiko und Vorwissen der Mitarbeiter passen. Ein interner Nachweis über durchgeführte Schulungen und begleitende Maßnahmen genügt.

Als Untergrenze nennt die Kommission ein allgemeines KI-Grundverständnis in der Organisation: Was ist KI, wie funktionieren die eingesetzten Werkzeuge, welche Chancen und Gefahren bringen sie im konkreten Einsatzkontext mit. Die österreichische KI-Servicestelle betont, dass KI-Kompetenz ein interdisziplinäres Feld ist: Neben technischem Wissen gehören auch rechtliche und ethische Aspekte dazu.

So setzen KMU die Pflicht konkret um

Aus den Empfehlungen der österreichischen KI-Servicestelle bei der RTR – dem offiziellen Informationshub für den AI Act in Österreich – lässt sich für KMU ein Vorgehen in drei Schritten ableiten:

Bestandsaufnahme: Erheben Sie, welche KI-Systeme im Unternehmen tatsächlich im Einsatz sind – von ChatGPT über Copilot bis zu KI-Funktionen in Branchensoftware. Ohne diese Liste wissen Sie nicht, wofür Sie schulen müssen.
Schulungskonzept: Vermitteln Sie technische, rechtliche und ethische Grundlagen – die RTR nennt ausdrücklich Themen wie Verzerrungen (Bias), Halluzinationen, Datenschutz und Urheberrecht. Die Schulung soll zum Einsatzkontext passen, nicht abstrakt bleiben.
Regelmäßige Aktualisierung: Kommen neue KI-Werkzeuge oder Funktionen dazu, wird nachgeschult. KI-Kompetenz ist keine einmalige Übung.

Ergänzend empfiehlt die RTR eine interne KI-Richtlinie mit klaren Rollen: Welche Werkzeuge sind freigegeben, welche Daten dürfen eingegeben werden, wer entscheidet über neue Tools. Ein eigener „KI-Beauftragter“ muss – anders als der Datenschutzbeauftragte nach DSGVO – nicht benannt werden.

Dokumentation: der Nachweis der KI-Kompetenz

Damit die Umsetzung im Zweifel belegbar ist, rät die RTR, durchgeführte Schulungen im Personalakt festzuhalten. Bewährt hat sich diese Minimal-Dokumentation:

Was dokumentieren?	Beispiel
Art der Schulung	interner Workshop, Webinar, externer Kurs
Veranstalter (bei externen Schulungen)	Schulungsanbieter mit Datum
Schulungsinhalt und -ziel	„Sicherer Umgang mit ChatGPT: Datenschutz, Halluzinationen, Freigaberegeln“
Zeitpunkt	Datum, Dauer, ggf. Wiederholungen

Wer zusätzlich die Tool-Bestandsliste und die KI-Richtlinie ablegt, hat den Kern der Pflicht abgedeckt. Die EU-Kommission betreibt außerdem ein öffentliches Verzeichnis von KI-Kompetenz-Praktiken anderer Unternehmen („Living Repository“) – als Inspiration nützlich, ein automatischer Konformitätsnachweis ist die Übernahme dieser Praktiken aber ausdrücklich nicht.

Welche Strafen drohen wirklich?

Hier lohnt ein genauer Blick, denn im Netz kursiert viel Übertreibung: Artikel 4 ist im AI Act nicht direkt bußgeldbewehrt. Der Sanktionsartikel 99 nennt die KI-Kompetenz-Pflicht nicht in seinen Bußgeldtatbeständen – die hohen Beträge von bis zu 35 Millionen Euro betreffen verbotene KI-Praktiken, nicht fehlende Schulungen.

Ganz ohne Risiko ist ein Verstoß trotzdem nicht:

Die Mitgliedstaaten müssen wirksame Sanktionen für Verstöße gegen die Verordnung insgesamt festlegen – nationale Behörden können also auch Verstöße gegen Artikel 4 aufgreifen. Ab dem 2. August 2026 nehmen die Marktüberwachungsbehörden ihre Aufsicht auf. In Österreich ist die zuständige Behörde mit Stand Juli 2026 allerdings noch nicht benannt – das Begleitgesetz steht aus.
Haftung: Entsteht durch ungeschulte KI-Nutzung ein Schaden – etwa durch ungeprüft übernommene Falschinformationen – kann das Unternehmen nach allgemeinem Zivilrecht schadensersatzpflichtig werden. Eine dokumentierte Schulung ist dann ein wichtiges Argument, seiner Sorgfaltspflicht nachgekommen zu sein.
Faktische Risiken: Datenabfluss in öffentliche KI-Dienste, Urheberrechtsverletzungen oder peinliche Fehler in Kundendokumenten entstehen fast immer durch fehlendes Wissen – genau das, was Artikel 4 verhindern soll.

Ab dem 2. August 2026 gelten außerdem die Transparenzpflichten der Verordnung: Wer einen Kunden-Chatbot einsetzt, muss sicherstellen, dass Nutzer erkennen können, dass sie mit einer KI kommunizieren – sofern das nicht ohnehin offensichtlich ist. Täuschend echte KI-Bilder sind zu kennzeichnen. Für KI-generierte Texte besteht eine Kennzeichnungspflicht nur, wenn sie veröffentlicht werden, um die Öffentlichkeit über Angelegenheiten von öffentlichem Interesse zu informieren – und selbst dann entfällt sie, wenn ein Mensch den Text prüft und die redaktionelle Verantwortung übernimmt. Auch diese Pflichten gehören in die Mitarbeiterschulung.

Zeitplan des AI Act im Überblick

Datum	Was gilt
2. Februar 2025	KI-Schulungspflicht (Art. 4) und Verbote bestimmter KI-Praktiken
2. August 2025	Pflichten für Anbieter von KI-Modellen, Governance- und Sanktionsrahmen
2. August 2026	Allgemeiner Geltungsbeginn: Transparenzpflichten, Start der Marktüberwachung
2. August 2027	Übergangsfrist für bestimmte Hochrisiko-Systeme in regulierten Produkten endet

Hinweis: Mit dem geplanten „Digital Omnibus“ will die EU einzelne Fristen des AI Act verschieben – die förmliche Annahme stand im Juli 2026 noch aus. Die Schulungspflicht nach Artikel 4 ist davon nicht betroffen.

Wer die Schulungspflicht bis heute aufgeschoben hat, ist also nicht allein – sollte sie aber vor dem Start der Aufsicht im August 2026 nachholen. Der Aufwand ist überschaubar und zahlt sich unabhängig vom Rechtsrahmen aus: Geschulte Mitarbeiter nutzen KI produktiver und machen weniger teure Fehler. Einen praxisnahen Überblick, wo KI im Betriebsalltag überhaupt Nutzen bringt, gibt unser Beitrag KI für KMU – Einstieg und Praxistipps.

KI-Schulung mit Krempl-IT: praxisnah umgesetzt

Als IT-Dienstleister aus der Oststeiermark unterstützen wir Betriebe in Weiz und Umgebung bei der Umsetzung: Unsere KI-Schulung vermittelt genau die Inhalte, die Artikel 4 verlangt – sicherer Umgang mit ChatGPT und Copilot, Datenschutz, typische Fehlerquellen – direkt an den Werkzeugen, die Ihr Team tatsächlich nutzt, inklusive Schulungsbestätigung für Ihre Dokumentation. Auf Wunsch erarbeiten wir gemeinsam Ihre KI-Richtlinie und nehmen in der KI-Beratung den Bestand an KI-Werkzeugen in Ihrem Unternehmen auf. Einen Überblick über alle unsere KI-Leistungen finden Sie auf der Seite Künstliche Intelligenz.

Sie möchten die KI-Schulungspflicht erfüllen, bevor die Aufsicht startet? Kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Erstgespräch – oder starten Sie direkt per Fernwartung, wenn es schnell gehen soll.

Häufige Fragen

Gilt die KI-Schulungspflicht auch, wenn wir nur ChatGPT oder Copilot nutzen?

Ja. Die EU-Kommission stellt ausdrücklich klar, dass auch die alltägliche Nutzung von Werkzeugen wie ChatGPT – etwa für Werbetexte oder Übersetzungen – die Pflicht nach Artikel 4 auslöst. Die Mitarbeiter müssen die spezifischen Risiken kennen, zum Beispiel Halluzinationen. Der Schulungsumfang darf bei solchen Anwendungen aber geringer ausfallen als bei riskanteren KI-Einsätzen.

Welche Mitarbeiter müssen geschult werden?

Alle Personen, die im Auftrag des Unternehmens mit dem Betrieb oder der Nutzung von KI-Systemen befasst sind – neben Angestellten also etwa auch freie Mitarbeiter. Wer keine KI-Werkzeuge nutzt, muss nicht geschult werden. Die Schulungstiefe richtet sich nach Vorwissen, Rolle und Einsatzkontext der jeweiligen Person.

Brauchen wir ein Zertifikat oder eine bestimmte Schulungsform?

Nein. Die EU-Kommission verlangt weder Zertifikate noch vorgeschriebene Schulungsformate. Interne Workshops, Webinare oder externe Kurse sind gleichermaßen zulässig, solange die Inhalte zu den eingesetzten KI-Systemen passen. Empfohlen wird, die Maßnahmen intern zu dokumentieren – Art, Inhalt, Ziel und Zeitpunkt der Schulung.

Welche Strafen drohen bei Verstößen gegen Artikel 4?

Der AI Act selbst sieht für Verstöße gegen die Schulungspflicht kein eigenes Bußgeld vor – Artikel 4 fehlt im Katalog des Sanktionsartikels 99. Nationale Behörden können Verstöße aber ab dem 2. August 2026 im Rahmen der Marktüberwachung aufgreifen, und bei Schäden durch ungeschulte KI-Nutzung drohen zivilrechtliche Haftungsansprüche. In Österreich ist die zuständige Marktüberwachungsbehörde mit Stand Juli 2026 noch nicht benannt.

Wie dokumentieren wir die KI-Schulung richtig?

Die österreichische KI-Servicestelle bei der RTR empfiehlt, im Personalakt festzuhalten: Art der Schulung, bei externen Schulungen den Veranstalter, Schulungsinhalt und -ziel sowie den Zeitpunkt. Ergänzend sinnvoll sind eine Liste der im Unternehmen eingesetzten KI-Systeme und eine interne KI-Richtlinie mit Freigaberegeln.

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